Excel szkolenia



Excel porady - rozłączanie tekstu za pomocą funkcji - Tekst jako kolumny.

Dzisiaj zajmiemy się sytuacją kiedy skopiowany do Excela tekst wkleił nam się do pierwszej kolumny ale posiada jakiś unikalny separator dzięki któremu moglibyśmy rozdzielić ten tekst na osobne kolumny.

Zadanie

Skopiowana z Internetu lista książek do przeczytania wkleiła nam się do pierwszej kolumny.

Excel - tekst jako kolumny. Skopiowany z Internetu tekst wklejony do pierwszej kolumny.

Rozdziel tekst na osobne kolumny w taki sposób aby powstały trzy kolumny: numer, tytuł, autor.

Rozwiązanie

Do rozwiązania naszego zadania musimy przeanalizować czy jest możliwość rozłączyć tekst w każdym wierszy na wymagane kolumny. Musimy się zastanowić czy istnieje jakaś prawidłowość, która łączy wszystkie wiersze i określić czy jest jakiś uniwersalny separator którego możemy użyć do rozłączenia tekstu. Ogólnie mówiąc czy struktura tekstu w każdym wierszu jest identyczna bo tylko wtedy możemy zastosować jakiś automatyzm.

Już na pierwszy rzut oka widzimy że w każdym wierszu po numerze jest kropka. I właśnie to wykorzystamy w pierwszym kroku.

Żeby nie modyfikować danych źródłowych powielę nasz arkusz "dane źródłowe" i nowy arkusz nazwę "krok 1 numer".

No to teraz przechodzimy do działania.

  • zaznacz kolumnę A klikają na jej nagłówek
Excel - tekst jako kolumny. Zaznacz kolumnę A.
  • teraz przejdź do wstążki "Dane" i kliknij w ikonę "Tekst jako kolumny".
Excel - Dane -> Tekst jako kolumny.
  • w oknie o nazwie "Kreator konwersji tekstu na kolumny" w pierwszym kroku zostawiamy zaznaczoną opcję "rozdzielany" i potwierdzamy wszystko przyciskiem "Dalej"
  • W kolejnym kroku określamy ogranicznik. Jak już wcześniej zauważyliśmy po każdym numerze występuje znak "." i właśnie ten znak musimy wskazać jako nasz ogranicznik. W tym celu zaznaczamy opcję "inny" i w polu obok musimy wstawić znak "."
    Jeśli to zrobimy zwróć uwagę, że w części "podgląd danych" już widzimy różnicę i rzeczywiści Excel rozdzielił już nasze danej na 2 kolumny. W pierwszej jest numer a w drugiej reszta tekstu.
    Wszystko potwierdź przyciskiem "Dalej"
  • W kolejnym kroku potwierdź wszystko przyciskiem "zakończ".

OK, właśnie oddzieliliśmy numer od całości tekstu. W tym momencie nasz arkusz powinien wyglądać tak jak na poniższym obrazku. Czyli numer została w kolumnie A a reszta tekstu została przeniesiona do kolumny B.

Teraz musimy zrobić to samo z pozostałym tekstem. Zauważ że pomiędzy tytułem a autorem jest średnik.

No to działamy dalej. Procedura jest dokładnie taka sama jak przy numerze.

  • Kliknij w komórkę B1 i skopiuj ten znak średnika.
  • Zaznacz kolumnę B klikając na jej nagłówek.
  • Przejdź do zakładki "Dane" i wybierz "Tekst jako kolumny".
  • W kreatorze w pierwszym kroku został opcję "rozdzielany" i kliknij w "Dalej".
  • W drugim kroku kreatora zaznacz pozycję "inny" i w puste pole wklej skopiowany wcześniej znak średnika. Potwierdź klikając w "Dalej"
  • W trzecim kroku kreatora potwierdź wszytko klikając w "Zakończ".

Po wszystkim nasz arkusz powinien wyglądać jak na poniższym zrzucie.

Widzisz więc, że zadanie można uznać za rozwiązane.